محمد عرفان رنجبران 
چرا باید برنامه ریزی داشته باشیم ؟
توی این پست قراره که براتون درباره روش های برنامه ریزی کاربردی صحبت کنم . روش هایی که خیلی به درد آدمای تنبلی مثل خودم میخوره 😅 اما قبلش باید برای این کار دلیل داشته باشیم . اصن چرا باید برنامه ریزی کنیم ؟ 🤔
یه لشکر هیچوقت بدون برنامه وارد میدون نمیشه ! روزای زندگی هم همینطورن ، مثل میدون جنگ می مونن . روزایی که بدون برنامه ریزی شروع میشن محکوم به این هستن که توشون هیچ اتفاقی نیفته ⛔️
تصور کنید که هر روز قراره که وارد زمین بازی بشید و با چالش هایی که حکم رقبای ما رو دارن دست و پنجه نرم کنید . اون وقت اهمیت برنماه ریزی رو درونتون حس می کنید و هرچه سریع تر دست به کار می شید 😉
بنویسش
اگر فکر می کنید می تونید با برنامه ریزی ذهنی پیش برید و کامل به برنامه تون برسید ، سخت در اشتباهید ! برنامه ریزی باید نوشته بشه . با اینکه مغز ما توانایی حفظ کردن داره ولی کار اصلیش حفظ کردن لیست کاراتون نیست . این کار از مغز فضا اشغال میکنه .
انرژی و فضای مغز رو بذارید برای انجام دادن اون کار ها
سه تا فایده ی دیگه از نوشتن برنامه براتون میگم که اهمیت این کار رو بهتر درک کنید .
- نوشتن برنامه ها کمک میکنه ذهن ما کمتر بپره ، یا حتی اگر پرید همه چیز از ذهن ما پاک نشه .
- فایده ی دیگه اینه که وقتی کارها رو انجام میدیم و جلوشون تیک می زنیم ، آخر روز نشون میده روز ما دستاوردی رو به همراه داشته . ولی برعکس ، اگر ننویسید ممکنه آخر روز با خودتون بگید ” خیلی خسته شدم و کار خاصی هم انجام ندادم 🙁 ” .
- یه فایده ی دیگه هم که نوشتن برنامه ریزی مون داره اینه که اگر کار مهمی توی لیست امروز داشتید و به هر دلیلی ( مثل سر درد یا اومدن مهمون ) نتونستید انجامش بدید ، فراموش نمیشه ؛ فقط منتقلش می کنید به روز بعد یا زمان بهتری که تشخیص میدین .
منظورمون از برنامه ریزی چیه ؟
وقتی میگیم برنامه ریزی ، در حقیقت داریم درباره ی برنامه ریزی بلند مدت ، میان مدت و کوتاه مدت صحبت می کنیم .
توی این پست می خوام براتون درباره برنامه ریزی میان مدت و کوتاه مدت صحبت کنم که در حقیقت میشه همون برنامه ریزی روزانه ، هفتگی و ماهانه .
از کجا باید شروع کنیم ؟
این سوال ، سوال خیلی مهمیه که یه جواب ساده داره : برنامه ریزی ماهانه !
برنامه ریزی ماهانه
ما در برنامه ریزی ماهانه مهم ترین اتفاقاتی که قراره بیفتن رو می نویسیم که بصورت کلی تصویری از اون ماه داشته باشیم ، مثل تاریخ پرداخت قبض ها ، روز تولد دوستمون ، روز ثبت نام کلاس و …
در برنامه ریزی ماهانه جزئیاتی در کار نیست ! در حد یکی دو کلمه کلیات رو می نویسیم . مثلا تولد مامان ، امتحان تافل و …
نکته !
نکته ای که در برنامه ریزی ماهانه باید رعایت کنیم اینه که قرار نیست همه ی روزای ماه رو پر کنیم .
فقط و فقط مهم ترین رویداد ها باید نوشتن بشن .
بهترین زمان برای نوشتن برنامه ی ماهانه ، یکی دو روز مونده به شروع ماه جدیده .
برنامه ریزی هفتگی
اولین کاری که باید در برنامه ی هفتگی انجام بدیم اینه که اتفاقاتی که در برنامه ی ماهانه مرتبط با برنامه ی هفتگی ماست رو وارد کنیم اما با جزئیات بیشتر .
مثلا اگر آخر این هفته مهمونی دارید و توی برنامه ی ماهانه نوشتید ” مهمونی ” ، توی برنامه ی هفتگی یه مقدار جزئیات بیشتری بهش اضافه کنید . مثلا خرید مواد غذایی برای مهمونی یا مرتب کردن خونه برای مهمونی .
برنامه ریزی روزانه
برنامه ریزی روزانه جزئیات بیشتری رو نسبت به برنامه ریزی هفتگی داره . همونطور که می بینید هرچی بیشتر دقیق میشیم روی تقویم ، جزئیات مون هم بیشتر میشه . توی این برنامه وظایف روزانه لیست میشن . مثلا کارای خونه یا سفارش غذا از بیرون .
بهترین زمان برای نوشتن برنامه روزانه ، روز قبل از اونه . یعنی امروز برای فردا برنامه ریزی کنید .
پیشنهاد من اینه که ، وقتی برنامه ی روزانه تون رو بنویسید که حداقل نصف روزتون گذشته باشه چون اینجوری متوجه میشید که مثلا فلان کار رو نرسیدید انجام بدید و منتقلش می کنید به روز بعدی .
حالا از کجا شروع کنیم ؟
اول از همه شما باید ببینید چه ساعاتی بازدهی انجام کاراتون یا کارهای سخت تون رو دارید . چون بدن همیشه بازدهی ثابتی نداره ! برای فهمیدن این مسئله می تونید از اپلیکیشن هایی مثل time logger استفاده کنید . انتظار این رو داشته باشید که ببینید روزی 3 یا 4 ساعت بازدهی دارید و خودتون رو بخاطر این مسئله اصلا ناراحت نکنید 🙂
بعد از فهمیدن ساعات بازدهی تون ، نوبت میرسه به اولویت بندی کردن کار ها . برای اولویت بندی کردن کار ها چندتا روش وجود داره که کاربردی ترین و راحت ترین شون اینه :
ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور به ما کمک میکنه که لیست بلند بالای کارهامون رو کوچیک کنیم و اونا رو خیلی بهتر اولویت بندی کنیم .
کارهایی که در طول روز باید انجام بدیم به یکی از چهار بخش این ماتریس تقسیم میشن . اما از کجا بفهمیم چه کاری برای چه بخشیه ؟
باید از خودمون دوتا سوال بپرسیم :
- آیا انجام این کار به من کمک میکنه که به اهداف بلند مدت یا میان مدتم برسم ؟
اگر جواب مثبت بود ، یعنی اون کار اهمیت بالایی داره و اگر جواب منفی بود یعنی اون کار برای شما اهمیت زیادی نداره و دستاوردی رو به همراه نداره . - آیا باید همین امروز انجامش بدم ؟
جواب مثبت یعنی اینکه این کار فوریه و اگر جواب منفی بود یعنی این کار زیاد ضروری نیست .
اینجوری ، کارها به 4 دسته تقسیم میشن که باید حتما حتما به همین ترتیبی که میگم بهشون رسیدگی کنید :
- کارهای مهم و فوری : این کارا اولویت روز ما هستن که باید برای انجام دادنشون سریعا دست به کار بشیم .
- کارهای مهم غیر فوری : برای این کارا برنامه ریزی می کنیم که در اصرع وقت انجامشون بدیم . ممکنه آخر روز انجام بدیم یا اصن بذاریم یه روز دیگه .
- کارهای فوری کم اهمیت : برای انجام دادن این کارا 3 تا راه هست که خیلی ساده براتون میگم . اولی اینکه از روش واگذاری یا deligation استفاده کنید و به کسی دیگه بسپریدش ، دوم اینکه اون کار رو با استفاده از یه ابزاری اتوماتیکش کنید ( مثلا پرداخت قبوض تون رو با استفاده از یسری اپلیکیشن ها بصورت اتوماتیک انجام بدین ) و سومین راه که من خودم خیلی دوسش دارم 🙂 اینه که کلا بیخیالش بشید ( مثلا اگر باید برای خونه وسیله ای بخریم و خرید اون وسیله به ما توی اهداف بلند مدت یا میان مدت مون کمکی نمیکنه ، میتونیم ببینیم که آیا میشه اون وسیله رو آنلاین خرید ؟ ) .
- کارهای کم اهمیت و غیر فوری : پیشنهاد می کنم کلا بیخیال این کارا بشید ! چون هم وقتتون رو میگیره هم ارزش خاصی نداره براتون 🙂
ساعت بیولوژیک بدن
بدن بصورت طبیعی درون خودش یه ساعت داره ! نه تنها ما انسان ها ، بلکه حیوانات و حتی باکتری ها هم ساعت بیولوژیک دارن .چرخه ی خواب و بیداری ، حرارت بدن و خیلی موارد دیگه به همین ساعت بیولوژیک مربوط میشه ؛ مثل زمان استراحت .
بدن ما 5 تا ریتم مختلف داره که مهم ترین اونا ریتم شبانه روزیه ، که بین 24 الی 25 ساعته . نکته ی مهم اینه که قدرت ذهن و جسم ما توی این 24 الی 25 ساعت متفاوته . حتی بعضی اوقات ممکنه تا 20% هم کاهش بازدهی داشته باشیم .
برای اکثر آدما صبح زود حرارت بدنشون بالا میره !
برای اکثر آدما ( نه همشون ) صبح زود حرارت بدن بالا میره ، سوخت و ساز زیاد میشه و حدودای ساعت 9 صبح بازدهی به حداکثر میرسه که باعث میشه این زمان برای یادگیری و بهره وری ایده آل ترین زمان ممکن باشه .
به مرور هرچی به ظهر نزدیک تر میشیم ، این بازدهی یه مقداری کم میشه و سرعت سوخت و ساز بدن کاهش پیدا میکنه . که باعث میشه احساس خواب آلودگی کنیم . این همون زمانیه که خیلیامون میریم سراغ چای و قهوه که بدن رو سرحال تر کنیم 🙂
بعد از این بازه ، حدودا ساعتای 3 یا 4 بعدازظهر که میشه ، دمای بدن و آدرنالین زیاد میشه و زمان خوبی برای انجام کاراییه که تمرکز زیادی احتیاج دارن .
4 تا 7 شب آدرنالین توی بدن به اوج خودش میرسه و به ساعت حدودای 9 که می رسیم کم کم هورمون خواب تولید میشه که تا ساعت 12 خواب آلودگی به حداکثرش میرسه .
البته بازم تکرار می کنم که این ساعت هایی که دربارش صحبت کردم حدودیه و برای اکثر آدماست ، نه همه شون ! اما روال فعالیت بدن و سوخت و ساز و ساعت بیولوژیکیش به همین صورته .
این خیلی مهمه که ساعت بیولوژیک خودمون رو بشناسیم تا بفهمیم چه زمانایی کارهایی که سختن و تمرکز زیادی لازم دارن رو انجام بدیم .
اینجوری میتونیم کارا رو سریع تر انجام بدیم و مثلا برای یک کار یک ساعته ، دو یا سه ساعت زمان نذاریم .
نکته ی دیگه اینکه با افزایش سن ، ساعت بیولوژیک بدن تغییر میکنه و نیازمند بازنگریه !
اگر دوسداری بیشتر درباره ی ساعت بیولوژیک بدونی : اینجا کلیک کن و یه سر به ویکی پدیا بزن ، مقاله شو مطالعه کن .
وقت ترکیبه
حالا وقتش رسیده مطالبی که گفتم رو ترکیب کنیم و حسابی بترکونیم 😍💪 برای اینکه یه جمع بندی داشته باشیم ، من مطالبی که دربارشون صحبت کردم رو لیست می کنم تا ترکیب کردن و یادآوری شون براتون راحت تر بشه :
من همیشه از این تکنیک ها برای برنامه ریزی کارام و فعالیت های آیندم استفاده می کنم . این روش ها بعلاوه ی روش time blocking که در آینده دربارش می نویسم براتون ، خیلی بهم کمک میکنن و انجام دادنشون هم زیاد طول نمیکشه . حتی خیلی وقتا توی ذهنم انجام شون میدم و همه تکنیک ها رو یادداشت نمی کنم 🤓
حواست باشه که به برنامه ریزیت وفادار باشی و ادامه شون بدی ، وگرنه به هیچ دردی نمیخورن !
محمد عرفان رنجبران
خبر خوب ! برنامه ریزی میتونه تبدیل به یکی از عادت های خفن زندگیت بشه 😎 اگر دوسداری بدونی چجوری ؟! پست آموزش ایجاد و تغییر عادت ها رو بخون
حالا که روش های برنامه ریزی رو میدونین ، می خوام بهتون درباره ی چندتا از اشتباهاتی که ممکنه توی برنامه ریزی تون انجام بدین رو قبل از مرتکب شدنش ، بگم .
اشتباهات رایج در برنامه ریزی
1 – نوشتن یک لیست بلند بالا
نوشتن لیست های زیاد ( مثلا 10 یا 15 موردی ) هیچ نتیجه ای نداره به جز اینکه شما رو سردرگم میکنه و به شما استرس میده . انجام نشدن موارد زیاد ، باعث میشه این حس بهتون دست بده که هیچ کاری نکردید 😕 علاوه بر این ، لیست های بلند بالا غیر واقع بینانه هستن و شما رو از انجام مهم ترین کارهاتون دور میکنن .
قدم های کوچیک ولی درست بردارید و سرعتتون رو زیاد کنید
2 – واقع بینانه نبودن زمان انجام کارها
شاید فکر کنید خرید کردن ممکنه همش یه ربع طول بکشه در صورتی که ته دلتون میدونید دارید اشتباه می کنید . شما قرار نیست یه سوپر قهرمان باشید . فقط و فقط قراره دیوانه وار با خودتون صادق باشید و کارهاتون رو مدیریت کنید .
یکسری از کارها هستن که یه مقدار به دیگران وابسته هستن ، مثلا باید منتظر جواب از تیم خاصی باشید ؛ پس این موارد رو پیش بینی کنید و برنامه ای منعطف تر بنویسید .
3 – استفاده نکردن از روش واگذاری
استفاده نکردن از روش واگذاری باعث میشه لیست کارهای شما بلند و بلند تر بشه و در نتیجه استرس و دلسردی شما بیشتر میشه . مثلا اگر میتونید ، خرید هدیه برای روز مادر رو واگذار کنید به دیگران یا کارهای خونه رو تقسیم کنید .
4 – برای خودتون جایزه در نظر نمی گیرید
موتور شما نیاز به سوخت داره و این سوخت جایزه ای هست که به خودتون می دید . وقتی کارهای خیلی مهم و سخت رو انجام می دید به خودتون جایزه بدید . البته این جایزه لازم نیست خیلی بزرگ باشه .
5 – وسایلی که حواسمون رو پرت می کنن
خیلی وقتا شما همه روش ها رو انجام می دید ولی بازم می بینید آخر روز به کاراتون نرسیدید ! چرا ؟
چون خودتون رو در معرض وسایلی گذاشتید که حواستون رو پرت می کنن و شما رو به خودشون جذب می کنن تا به کاراتون نرسید مثل چک کردن مداوم شبکه های اجتماعی 👁
بهترین کار اینه که موقع انجام یک کار مهم ، اونا رو از خودتون دور کنیدو یا برای چک کردن شبکه های اجتماعی تایم بخصوصی رو در نظر بگیرید .
اگر دوس داشتید می تونید منو توی اینستاگرام و یا توییتر دنبال کنید 😉
معرفی چند منبع
روش هایی که دربارشون گفتم بهتون رو اجرا کنید و خودتون رو توی اجراشون تقویت کنین . اگر علاقه مند بودید مطالب بیشتری رو درباره ی توسعه فردی یاد بگیرید براتون چند تا پیشنهاد دارم :
یادت نره نظرتو توی کامنت بنویسی ⚠️😨
